Mahsuldorlikni o'zlashtirish: Ishlarni bajarish (GTD) metodologiyasiga keng qamrovli qo'llanma

Bugungi tez sur'atlar bilan rivojlanayotgan global landshaftda mahsuldorlikni o'zlashtirish shaxsiy va professional muvaffaqiyat uchun juda muhimdir. Devid Allen tomonidan ishlab chiqilgan Ishlarni bajarish (GTD) metodologiyasi vazifalar, loyihalar va majburiyatlarni aniqlik va diqqat bilan boshqarish uchun kuchli asosni taklif etadi. Ushbu keng qamrovli qo'llanma GTDning asosiy tamoyillarini, uning afzalliklarini va amalga oshirish uchun amaliy qadamlarni o'rganadi, bu sizga madaniy kelib chiqishingiz yoki kasbiy sohangizdan qat'i nazar, eng yuqori mahsuldorlikka va stresssiz ish jarayoniga erishish imkonini beradi.

Ishlarni bajarish (GTD) metodologiyasi nima?

Ishlarni bajarish (GTD) - bu barcha vazifalaringiz, g'oyalaringiz va majburiyatlaringizni qamrab olishga, ularni tizimga tashkil qilishga va keyin ularni samarali bajarishga qaratilgan vaqtni boshqarish va mahsuldorlik metodologiyasi. Asosiy g'oya shundaki, barcha narsani eslab qolish yukidan xotirangizni ozod qiling, fikrlaringizni tashqi tomonga chiqarib, ularni tuzilgan tarzda boshqaring. Bu sizga doimiy eslatmalarning aqliy chalkashligi va stressisiz, hozirgi vazifaga e'tibor qaratish imkonini beradi.

GTD shunchaki vositalar yoki texnikalar to'plami emas; bu turli sohalar va madaniyatlardagi shaxslar va jamoalar uchun mos bo'lgan ish jarayoni va hayotingizni boshqarishning yaxlit usuli. Uning moslashuvchanligi turli xil ish uslublariga va shaxsiy imtiyozlarga moslashish imkonini beradi, bu uni universal tarzda qo'llaniladigan mahsuldorlik tizimiga aylantiradi.

GTDning beshta asosiy qadami

GTD metodologiyasi doimiy aylanishni tashkil etuvchi beshta asosiy qadamga asoslangan:

1. Qamrab olish: E'tiboringizni tortadigan hamma narsani to'plang

Birinchi qadam - e'tiboringizni tortadigan hamma narsani qamrab olish - har bir vazifa, g'oya, loyiha, majburiyat yoki aqliy makoningizni egallagan boshqa narsa. Bunga shaxsiy va professional majburiyatlar kiradi.

• Misollar: Uchrashuv eslatmalari, loyiha muddatlari, oziq-ovqat ro'yxatlari, sayohat rejalari, yangi tashabbuslar uchun g'oyalar yoki hatto biror narsa qilinishi kerak degan bezovta qiluvchi tuyg'u.
• Vositalar: Jismoniy kirish qutisi (laganda yoki savat), daftar, ovoz yozuvchi yoki eslatma olish ilovalari (Evernote, OneNote), vazifalarni boshqarish ilovalari (Todoist, Asana, Trello) yoki elektron pochta kirish qutilari kabi raqamli vositalardan foydalaning.
• Harakat: Barcha ushbu "ochiq sikllarni" tanlangan kirish qutingizga(laringizga) to'plang. Ushbu bosqichda tashkil qilish yoki ustuvorlik berishga urinmang; shunchaki hamma narsani boshingizdan chiqarib, ishonchli tizimga joylashtiring.

Global misol: Bangalorlik dasturiy ta'minot muhandisi "Autentifikatsiya modulini tuzatish", "Yangi UI frameworkini o'rganish" va "Jamoa yig'ilishini rejalashtirish"ni qamrab olishi mumkin. Londonlik marketing menejeri "3-chorak marketing hisobotini tayyorlash", "Yangi mahsulotni ishga tushirish uchun kampaniya g'oyalarini muhokama qilish" va "Raqobatchi tahlilini ko'rib chiqish"ni qamrab olishi mumkin. Buenos-Ayreslik frilanser "X mijozga hisob-fakturani yuborish", "Y taklifini kuzatib borish" va "Portfel veb-saytini yangilash"ni qamrab olishi mumkin.

2. Aniqlashtirish: Siz qamrab olgan narsani qayta ishlang

Hamma narsani qamrab olganingizdan so'ng, keyingi qadam - kirish qutingizdagi har bir elementni qayta ishlash. Bu elementning tabiatini va agar kerak bo'lsa, qanday harakat qilish kerakligini aniqlash uchun o'zingizga bir qator savollar berishni o'z ichiga oladi.

• U amalga oshirilishi mumkinmi? Agar yo'q bo'lsa, uni tashlang, arxivlang (kelajakda ma'lumot olish uchun) yoki inkubatsiya qiling (qachondir/balki ro'yxatiga qo'ying).
• Agar amalga oshirilishi mumkin bo'lsa, keyingi harakat nima? Olishingiz kerak bo'lgan eng yaqin jismoniy, ko'rinadigan harakatni aniqlang. "Loyiha ustida ishlash" kabi noaniq harakatlar foydali emas. Buning o'rniga "Uchrashuvni rejalashtirish uchun Jonga elektron pochta xabarini yuboring" yoki "Mavjud loyihalarni boshqarish dasturini o'rganing" kabi aniq harakatni aniqlang.
• Buni ikki daqiqadan kamroq vaqt ichida bajarish mumkinmi? Agar shunday bo'lsa, darhol bajaring. Bu "ikki daqiqalik qoida".
• Buni topshirish mumkinmi? Agar shunday bo'lsa, uni boshqa birovga topshiring va u tugallanguniga qadar kuzatib boring.
• Agar u bir nechta harakatni talab qilsa, bu loyihami? Agar shunday bo'lsa, kerakli natijani aniqlang va uni kichikroq, boshqariladigan harakatlarga ajrating.

Misol: Aytaylik, siz "Ta'tilni rejalashtirish"ni qamrab oldingiz.

• U amalga oshirilishi mumkinmi? Ha.
• Keyingi harakat nima? "Onlayn potentsial yo'nalishlarni o'rganing".
• Buni ikki daqiqadan kamroq vaqt ichida bajarish mumkinmi? Yo'q.
• Buni topshirish mumkinmi? Ehtimol, sayyohlik agentiga, lekin ushbu misol uchun yo'q deb faraz qilaylik.
• Bu loyihami? Ha, u bir nechta qadamni talab qiladi.

Shuning uchun "Ta'tilni rejalashtirish" loyihaga aylanadi va "Onlayn potentsial yo'nalishlarni o'rganish" keyingi harakatga aylanadi.

3. Tashkil qilish: Narsalarni tegishli joyga qo'ying

Qamrab olgan elementlaringizni aniqlashtirgandan so'ng, ularni siz uchun ma'qul bo'lgan tizimga tashkil qilishingiz kerak. Bu odatda turli xil harakatlar va loyihalarning turli turlarini boshqarish uchun turli xil ro'yxatlar va toifalarni yaratishni o'z ichiga oladi.

• Keyingi harakatlar ro'yxati: Olishingiz kerak bo'lgan barcha aniq keyingi harakatlar ro'yxati. Ushbu ro'yxat kontekst bo'yicha tasniflanishi kerak (masalan, "@Ofis", "@Uy", "@Kompyuter", "@Telefon").
• Loyihalar ro'yxati: Barcha loyihalaringiz ro'yxati, har bir loyiha uchun aniq natija belgilangan.
• Kutilayotgan ro'yxat: Boshqalarga topshirgan yoki boshqa birovning tugallashini kutayotgan elementlar ro'yxati.
• Qachondir/Balki ro'yxati: Kelajakda davom ettirmoqchi bo'lgan g'oyalar yoki loyihalar ro'yxati, lekin hozir emas.
• Taqvim: Uchrashuvlar, muddatlar va vaqtga xos harakatlar uchun.
• Ma'lumotnoma materiali: Ma'lumot, hujjatlar va boshqa resurslarni saqlash va olish tizimi.

Misol:

• Keyingi harakatlar:
  • @Kompyuter: "Uchrashuvni rejalashtirish uchun Jonga elektron pochta xabarini yuboring"
  • @Telefon: "Loyiha yangilanishi haqida Saraga qo'ng'iroq qiling"
  • @Ofis: "Xarajatlar hisobotlarini faylga joylashtiring"
• Loyihalar:
  • "Yangi mahsulotni ishga tushirish (Natija: Birinchi oyda 10 000 dona sotilgan muvaffaqiyatli mahsulotni ishga tushirish)"
  • "Kitob yozish (Natija: Nashriyotga topshirilgan to'liq qo'lyozma)"
• Kutilayotgan:
  • "Taklif bo'yicha mijozdan javob (Sotuv bo'limiga topshirilgan)"
• Qachondir/Balki:
  • "Gitara chalishni o'rganish"
  • "Yaponiyaga sayohat qilish"

4. Aks ettirish: Tizimingizni muntazam ravishda ko'rib chiqing

GTD tizimi bir martalik sozlash emas; u samarali va dolzarb bo'lib qolishini ta'minlash uchun muntazam ravishda ko'rib chiqish va xizmat ko'rsatishni talab qiladi. Bu sizning ro'yxatlaringiz, loyihalaringiz va maqsadlaringizni muntazam ravishda ko'rib chiqishni, yo'lda qolishni va sozlash kerak bo'lgan har qanday sohalarni aniqlashni o'z ichiga oladi.

• Kundalik ko'rib chiqish: Faoliyatingizni rejalashtirish va eng muhim vazifalarga e'tibor qaratayotganingizga ishonch hosil qilish uchun har kuni taqvimingizni va keyingi harakatlar ro'yxatlaringizni ko'rib chiqing.
• Haftalik ko'rib chiqish: Barcha ro'yxatlaringiz, loyihalaringiz va maqsadlaringizni yanada keng qamrovli ko'rib chiqish. Bu kirish qutingizni tozalash, ro'yxatlaringizni yangilash va qo'shish kerak bo'lgan har qanday yangi loyihalar yoki harakatlarni aniqlashni o'z ichiga oladi.
• Davriy ko'rib chiqish: Umumiy maqsadlaringiz va ustuvorliklaringizni kamroq tez-tez, ko'proq strategik ko'rib chiqish. Bu sizning kundalik va haftalik harakatlaringiz uzoq muddatli maqsadlaringizga mos kelishini ta'minlashga yordam beradi.

Misol: Haftalik ko'rib chiqish paytida siz "Yangi mahsulotni ishga tushirish" loyihasi belgilangan muddatdan orqada ekanligini tushunishingiz mumkin. Keyin siz to'siqlarni aniqlashingiz, rejangizni sozlash va loyihani yana yo'lga qo'yish uchun harakatlaringizga qayta ustuvorlik berishingiz mumkin.

5. Ishtirok eting: Nima qilishni tanlang

Yakuniy qadam - tizimingiz bilan ishtirok etish va istalgan vaqtda nima qilish haqida ongli ravishda tanlov qilish. Bu sizning ro'yxatlaringiz va ustuvorliklaringizdan harakatlaringizni boshqarish va chalg'itmasdan hozirgi vazifaga e'tibor qaratishni o'z ichiga oladi.

• Kontekst: Joriy kontekstingizga asoslangan holda harakatlarni tanlang (masalan, agar siz kompyuteringizda bo'lsangiz, "@Kompyuter" ro'yxatingizdan harakatlarni tanlang).
• Mavjud vaqt: Mavjud vaqtingizda real ravishda bajarishingiz mumkin bo'lgan harakatlarni tanlang.
• Energiya darajasi: Joriy energiya darajangizga mos keladigan harakatlarni tanlang.
• Ustuvorlik: Eng muhim va ta'sirli harakatlarni tanlang.

Misol: Soat 15:00, siz kompyuteringizdasiz va keyingi uchrashuvingizgacha 30 daqiqa vaqtingiz bor. Siz "Elektron pochtalarga javob berish" yoki "Raqobatchining veb-saytini o'rganish" kabi 30 daqiqada bajarishingiz mumkin bo'lgan "@Kompyuter" ro'yxatingizdan harakatni tanlashingiz mumkin.

GTD metodologiyasini amalga oshirishning afzalliklari

GTD metodologiyasini amalga oshirish turli sohalar va madaniyatlardagi shaxslar va jamoalar uchun ko'plab afzalliklarni ta'minlashi mumkin:

• Mahsuldorlikning oshishi: Vazifalaringizni aniqlashtirish, ish jarayonini tashkil qilish va hozirgi vazifaga e'tibor qaratish orqali siz mahsuldorlik va samaradorlikni sezilarli darajada oshirishingiz mumkin.
• Stressning kamayishi: Fikrlaringizni tashqi tomonga chiqarish va ularni tuzilgan tarzda boshqarish orqali siz xotirangizni hamma narsani eslab qolish yukidan ozod qilib, stress va tashvishni kamaytirishingiz mumkin.
• Diqqatni yaxshilash: Chalg'ituvchi omillarni yo'q qilish va hozirgi vazifaga e'tibor qaratish orqali siz diqqatni jamlash va e'tiboringizni oshirishingiz mumkin.
• Aniqning oshishi: Maqsadlaringiz va ustuvorliklaringizni aniqlashtirish orqali siz o'zingiz uchun nima muhimligini aniqroq tushunishingiz va ko'proq asoslangan qarorlar qabul qilishingiz mumkin.
• Kattaroq nazorat: Ish jarayonini nazorat qilish va majburiyatlaringizni samarali boshqarish orqali siz o'zingizni kuchliroq his qilishingiz va hayotingizni nazorat qilishingiz mumkin.
• Ish va hayot o'rtasidagi muvozanatning yaxshilanishi: Vaqtingiz va energiyangizni samarali boshqarish orqali siz ishingiz va shaxsiy hayotingiz o'rtasida yaxshiroq muvozanat yaratishingiz mumkin.

GTDni amalga oshirish uchun amaliy maslahatlar

Mana GTD metodologiyasini samarali amalga oshirishga yordam beradigan ba'zi amaliy maslahatlar:

• Kichikdan boshlang: Tizimning hammasini bir kechada amalga oshirishga urinmang. Bir yoki ikkita qadamdan boshlang va jarayonga moslashganingiz sayin asta-sekin ko'proq qo'shing.
• To'g'ri vositalarni tanlang: Siz uchun ishlaydigan va siz haqiqatan ham foydalanadigan vositalarni tanlang. Ko'plab variantlar mavjud, shuning uchun sizning ehtiyojlaringizga eng mos keladiganini topmaguningizcha tajriba o'tkazing.
• Muntazam bo'ling: GTD bilan muvaffaqiyatning kaliti muntazamlikdir. Qamrab olish, aniqlashtirish, tashkil qilish, aks ettirish va tizimingiz bilan muntazam ravishda ishtirok etishni odat qiling.
• Tizimni moslashtiring: Tizimni o'z ehtiyojlaringiz va afzalliklaringizga moslashtirishdan qo'rqmang. GTD - bu qat'iy qoidalar to'plami emas, balki asosdir.
• Sabrli bo'ling: Yangi odatni yaratish uchun vaqt va kuch kerak bo'ladi. O'zingizga sabrli bo'ling va natijalarni darhol ko'rmasangiz, tushkunlikka tushmang.
• Muntazam ravishda ko'rib chiqing va takomillashtiring: GTD tizimi muntazam ravishda ko'rib chiqish va takomillashtirishni talab qiladi. Ehtiyojlaringiz va ustuvorliklaringiz o'zgargan sari, tizimingizni shunga mos ravishda sozlang.

Global maslahat: GTDni amalga oshirishda madaniy kontekstingizni hisobga oling. Masalan, ba'zi madaniyatlarda to'g'ridan-to'g'ri aloqa va topshiriq kamroq tarqalgan bo'lishi mumkin, shuning uchun siz o'z yondashuvingizni shunga mos ravishda sozlashingiz kerak bo'lishi mumkin.

Umumiy muammolar va ularni qanday yengish mumkin

GTD kuchli metodologiya bo'lsa-da, amalga oshirish jarayonida ba'zi umumiy muammolar yuzaga kelishi mumkin:

• Haddan tashqari yuklanish: Dastlabki qamrab olish jarayoni haddan tashqari yuklanganligi kabi tuyulishi mumkin. Uni kichikroq bo'laklarga ajrating va hayotingizning bir sohasini bir vaqtning o'zida qamrab olishga e'tibor qarating.
• Mukammallikka intilish: Mukammal tizimni yaratishga urinib, botqoqqa botmang. Mukammallikka emas, balki taraqqiyotga e'tibor qarating.
• Vaqtning etishmasligi: GTD tizimini o'rnatish va xizmat ko'rsatish uchun vaqt kerak bo'ladi. Haftalik ko'rib chiqish uchun har hafta ajratilgan vaqtni rejalashtiring.
• Orqaga surish: GTD vazifalarni kichikroq, boshqariladigan harakatlarga ajratish orqali orqaga surishni kamaytirishga yordam beradi.
• Ma'lumotlarning haddan tashqari yuklanishi: Nima qamrab olayotganingiz haqida tanlab olingan holda va mustahkam ma'lumotnoma materiali tizimidan foydalangan holda ma'lumotlarning haddan tashqari yuklanishini boshqaring.

Muammolarni bartaraf etish bo'yicha maslahat: Agar siz GTDning muayyan jihati bilan kurashayotgan bo'lsangiz, resurslar va yordam qidiring. Ko'plab kitoblar, maqolalar, onlayn forumlar va murabbiylar sizga muammolarni yengishga va tizimingizni optimallashtirishga yordam beradi.

GTD va texnologiya

Texnologiya zamonaviy GTDni amalga oshirishda muhim rol o'ynaydi. Ko'plab raqamli vositalar sizga vazifalar va loyihalaringizni qamrab olish, aniqlashtirish, tashkil qilish va boshqarishga yordam beradi:

• Vazifalarni boshqarish ilovalari: Todoist, Asana, Trello, OmniFocus, Microsoft To Do
• Eslatma olish ilovalari: Evernote, OneNote, Google Keep
• Taqvim ilovalari: Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar, Apple Calendar
• Elektron pochta mijozlari: Gmail, Microsoft Outlook, Apple Mail
• Loyiha boshqaruv dasturi: Asana, Trello, Jira

Texnologiya bo'yicha maslahat: Uzluksiz ish jarayonini yaratish uchun GTD vositalaringizni bir-biri bilan integratsiya qiling. Masalan, uchrashuvlaringiz va vazifalaringizni bir joyda ko'rish uchun vazifalarni boshqarish ilovangizni taqvim ilovangiz bilan integratsiya qilishingiz mumkin.

Jamoalar uchun GTD

GTD metodologiyasi hamkorlikni, muloqotni va umumiy mahsuldorlikni yaxshilash uchun jamoalarga ham qo'llanilishi mumkin. Jamoalar uchun GTDni amalga oshirishda quyidagilarni hisobga oling:

• Umumiy tushuncha: Jamoaning barcha a'zolari GTDning asosiy tamoyillarini va u jamoada qanday qo'llanilishini tushunishini ta'minlang.
• Muntazam ish jarayoni: Vazifalar va loyihalarni qamrab olish, aniqlashtirish, tashkil qilish va boshqarish uchun muntazam ish jarayonini o'rnating.
• Aloqa: Jamoa a'zolari o'rtasida ochiq aloqa va hamkorlikni rag'batlantiring.
• Umumiy vositalar: Vazifalar, loyihalar va ma'lumotlarni boshqarish uchun umumiy vositalar va platformalardan foydalaning.
• Muntazam ko'rib chiqish: Taraqqiyotni baholash, to'siqlarni aniqlash va tizimni zaruratga qarab sozlash uchun muntazam jamoa ko'rib chiqishlarini o'tkazing.

Jamoaviy ish bo'yicha maslahat: Jamoa loyihalarini boshqarish va taraqqiyotni kuzatish uchun Asana yoki Trello kabi loyiha boshqaruv vositasidan foydalaning. Bu aloqa, hamkorlik va vazifalarni boshqarish uchun markazlashtirilgan platformani ta'minlaydi.

Dunyo bo'ylab GTD: Madaniy mulohazalar

GTDning asosiy tamoyillari universal tarzda qo'llaniladigan bo'lsa-da, metodologiyani global kontekstda amalga oshirishda madaniy farqlarni hisobga olish muhimdir.

• Aloqa uslublari: Aloqa uslublari turli madaniyatlarda farq qiladi. Vazifalarni topshirishda yoki fikr-mulohazalarni bildirishda ushbu farqlarni yodda tuting.
• Vaqtni boshqarish: Vaqt va muddatlar haqidagi tasavvurlar ham turli madaniyatlarda farq qilishi mumkin. Turli madaniy kelib chiqishi bo'lgan jamoalar bilan ishlashda moslashuvchan va moslashuvchan bo'ling.
• Qaror qabul qilish: Qaror qabul qilish jarayonlari turli madaniyatlarda farq qilishi mumkin. Ushbu farqlardan xabardor bo'ling va qaror qabul qilish jarayoniga tegishli manfaatdor tomonlarni jalb qiling.
• Ierarxiyalar: Ba'zi madaniyatlarda boshqalarga qaraganda ko'proq ierarxik tuzilmalar mavjud. Aloqa qilishda va vazifalarni topshirishda ushbu ierarxiyalarga hurmat bilan munosabatda bo'ling.

Global nuqtai nazar: Ba'zi madaniyatlarda mustahkam munosabatlar o'rnatish samaradorlikdan ustun turadi. GTDni amalga oshirishdan oldin jamoa a'zolaringiz bilan aloqa o'rnatishga vaqt ajrating. Masalan, Yaponiyada qarorlar yoki o'zgarishlar kiritishdan oldin nemawashi (norasmiy maslahatlashuv) juda muhimdir. Shunga o'xshash amaliyotlarni kiritish GTDni yanada muammosiz qabul qilishga yordam beradi.

Xulosa: Yanada mahsuldor va stresssiz hayot uchun GTDni qabul qiling

Ishlarni bajarish (GTD) metodologiyasi vazifalar, loyihalar va majburiyatlarni aniqlik va diqqat bilan boshqarish uchun kuchli asosni taklif etadi. GTDning beshta asosiy qadamini – Qamrab olish, Aniqlashtirish, Tashkil qilish, Aks ettirish va Ishtirok etish – amalga oshirish orqali siz eng yuqori mahsuldorlikka erishishingiz, stressni kamaytirishingiz va ish va hayot o'rtasidagi muvozanatni yaxshilashingiz mumkin. Muammolar yuzaga kelishi mumkin bo'lsa-da, kichikdan boshlash, to'g'ri vositalarni tanlash, muntazam bo'lish va tizimni o'z ehtiyojlaringiz va afzalliklaringizga moslashtirishni unutmang. GTDni qabul qilish orqali siz ish jarayonini nazorat qilishingiz va madaniy kelib chiqishingiz yoki kasbiy sohangizdan qat'i nazar, yanada mahsuldor va mazmunli hayot yaratishingiz mumkin.

Bugun boshlang va Ishlarni bajarishning o'zgartiruvchi kuchini his eting!